Konferensen var förr helt upp till företagsledaren att styra över. Men idag har megatrenderna i samhället påverkat anställdas och allmänhetens förväntningar, vilket helt reformerat dagens konferenser. Företagsledare måste ta ansvar för mötet, och det på mer än ett sätt.

För 30-40 år sen var det inte ovanligt att åka på veckolånga konferenser, ofta lockade anläggning med en gratis drink, middagen skulle vara rejäl, gärna med en snaps till förrätten. Det idag så ofta förkommande ordet livspussel existerande inte; majoriteten av deltagarna var män och logistiken hemma sköttes av frun. Och under konferensen var det envägskommunikation som gällde där chefen orerade framför stora grupper. Lyssna – äta – dansa var modellen.

Under 2000-talet har megatrenderna hållbarhet, hälsa, samhällsansvar och ledarskap totalt förändrat vår syn på konferensen och såväl deltagare som samhälle ställer högre krav. Vi är idag mycket mer medvetna om hur konferensen påverkar såväl individen, företaget som samhället i stort. För att skapa framgångsrika möten måste företagsledare vara på tå och tagit initierade beslut kring vilken mat som serveras, vilka aktiviteter som står på agendan och självklart hur mötet kommer att påverka miljön – från resan dit till hur anläggningen sköter sin återvinning.

Hälsosam mat, gärna närproducerad, klimatsmart och med gott om vegetariska alternativ, tas för självklarhet av deltagarna. Tid och förutsättningar för att träna förväntas finnas på schemat. Att åka långt bort är betydligt mindre viktigt än tidigare, möjlighet att åka kollektivt är att föredra. Det berömda livspusslet kan tillgodoses genom att tillämpa endagarsskonferenser som knappt existerade förr.

Annons

Företag förväntas utvärdera leverantörer utifrån miljö och social hållbarhet; hur hållbarhetsarbetet med miljö, jämställdhet och bidrag till lokalsamhället etc bedrivs. Hur ser anläggningens energiförsörjning ut? Och arbetar personalen under schyssta villkor? Aktiviteter som bidrar till en bättre värld blir allt vanligare, till exempel "plogging", dvs social skräpplockning som motionsform.

Det krävs kreativitet och kunskap för att få till ett uppskattat möte och ledorden är interaktivitet, involvering och delaktighet. Föreläsaren som maler på och korvstoppning av information är långt passé. Deltagarna ska själva få ta plats och bidra med sin kreativitet.

Konferensen har genom åren reformerats. Den har gått från passiv till interaktiv. Från gemensam dans till individuell träning. Från alkohol och rejäl middag till alkoholfritt och hälsosam mat. Från konferensanläggningar med biosittningar till mötesplatser som rymmer alla typer av aktiviteter. Från flera dagar till effektiva dagskonferenser. Enda sättet att tillgodose anställdas krav och samhällets förväntningar på möten är att företagsledare tar ett helhetsansvar, annars kommer det straffa sig.

Sylvia Nylin

Vd på Svenska Möten